Stressfreie Vorweihnachtszeit Büroalltag: 6 Tipps für Führungskräfte

Wenn im September – gefühlt noch mitten im Hochsommer – bereits die ersten Supermarktregale mit Lebkuchen befüllt werden und zum ersten Mal „Last Christmas“ aus dem Autoradio dröhnt, dann weiß man eines mit Sicherheit: Weihnachten rückt in großen Schritten näher. Vielen von uns treibt das bereits die Schweißperlen auf die Stirn. Denn nur zu oft entpuppt sich das Fest der Liebe als stressigste Zeit des Jahres.

Am Arbeitsplatz ist der Advent ebenso eine zwiespältige Zeit, denn auch hier ist man zwischen Stress und Besinnlichkeit hin und her gerissen. Das Stresslevel von Unternehmern und Mitarbeitern steigt, etwa durch das Weihnachtsgeschäft, anstehende Projektabschlüsse, durch die Planung der anstehenden Weihnachtsfeier oder des Budgets für das nächste Jahr und den privaten Verpflichtungen. Die Fülle an Informationen und Besprechungen führt dazu, dass wir uns nur mehr schwer auf die wesentlichen Dinge fokussieren können.  Diesem Stress kann man jedoch entgegenwirken und die Zeit zu dem machen, was sie eigentlich sein sollte: Die Zeit der Ruhe, Besinnlichkeit und Nächstenliebe.

Mit diesen 6 Maßnahmen, welche du sicher kennst, und trotzdem fordern sie jedes Jahr aufs Neue, sorgst du für eine stressfreie Vorweihnachtszeit für alle Beteiligten

1.Schließe das Budget und die Projekte rechtzeitig ab

Obwohl das ganze Jahr dafür Zeit wäre, werden viele Projekte und Aufträge erst kurz vor Jahresende -mitten in der ohnehin stressigen Adventzeit – erteilt oder begonnen. Die Gründe dafür sind vielfältig und reichen vom Restbudget, das noch bis Jahresende aufgebraucht werden muss, über zu erfüllende Quartalsziele oder Jahresziele bis hin zu spontanen Ideen und mangelnder Organisation.
Frühzeitige Planung als Schlüssel zum Erfolg

Es lohnt sich daher bereits im August (spätestens aber im September) einen Blick auf das Budget und auf noch offene Projekte zu werfen (trage dir gleich jetzt einen Reminder in deinen Kalender!!):

• Erstellen Sie einen Budget-Forecast inklusive aller Aufwendungen, von denen Sie wissen, dass sie bis Jahresende anfallen. So sehen Sie gleich auf einen Blick, wie viel Budget Sie Ende des Jahres übrighaben werden. Um das überschüssige Budget auch sinnvoll auszugeben, können Sie noch im September entsprechende Projekte in die Wege leiten.
• Priorisieren Sie bestehende Projekte, prüfen Sie, ob ein Projekt noch dringend bis Jahresende abgeschlossen werden muss oder ob vielleicht eine Verschiebung auf Q1 des Folgejahres sinnvoller ist.
• Ermitteln Sie das Arbeitspensum für Projekte, die noch im selben Jahr abgeschlossen werden müssen.
• Überlegen Sie welches Arbeitspensum realistisch machbar ist und teilen Sie die Aufgaben in Ihrem Team auf.

2. Beginne früh mit der Personalplanung für die Feiertage

Auch das Thema Feiertage und Urlaub kann zum Weihnachtsstress beitragen und zu Konflikten innerhalb des Teams führen. Hier empfiehlt es sich, möglichst früh mit der Urlaubsplanung für die Feiertage zu beginnen und Ressourcen zu planen. Halten Sie Ihre Mitarbeiter also dazu an, Ihren Weihnachtsurlaub bereits frühzeitig zu planen und mit Ihnen und den Kollegen abzustimmen.

Hilfreich ist hierbei eine Urlaubsliste oder ein Urlaubskalender, in dem jeder Mitarbeiter Urlaubswünsche vermerken. Auf diese Weise ist sehr schnell sichtbar, falls es Überschneidungen gibt und es können frühzeitig Kompromisse und Lösungen gefunden werden. Das ist stressfrei für Sie als Führungskraft, aber auch für Ihr Team.

3. Reduziere  Meetings in der Vorweihnachtszeit

Meetings sind schon seit jeher ein großer Zeitfresser. Spätestens aber seit der Digitalisierungswelle aufgrund der Corona-Pandemie. Hat man sich früher kurz am Gang über ein Thema ausgetauscht oder ist mal eben schnell zum Arbeitsplatz der Arbeitskollegen gehuscht, werden heute für die meisten Themen, Projekte und Arbeitsabläufe Online-Meetings abgehalten. Statistisch gesehen verbringen Arbeitnehmer mit Führungsaufgaben wöchentlich zwischen 10 bis 34 Stunden in Online- oder Offline-Meetings, von der Vor- und Nachbereitungszeit ganz abgesehen.

Weniger Meetings bringt mehr Produktivität

Gerade in der Vorweihnachtszeit können solche Meetings und Calls den Stress noch zusätzlich erhöhen. Umso wichtiger ist es, Prioritäten zu setzen: Überlege dir bei selbst einberufen Meetings, ob es wirklich nötig und sinnvoll ist und ob eine gut organisierte E-Mail nicht vielleicht ebenfalls zum Ergebnis führt. Muss es doch das Meeting sein, dann mache dir vorab Gedanken zu den einzelnen Punkten und erstelle eine Agenda, um schneller zu einem optimalen Ergebnis zu gelangen. Halte alle Meeting-Teilnehmer zur Pünktlichkeit an, sodass alle schnell wieder ihren Tätigkeiten nachgehen können.

4. Denke früh an Weihnachtsgeschenke für Mitarbeiter und Kunden

Wem ist es noch nicht passiert? Irgendwie hat man keine Zeit gefunden, sich die idealen Weihnachtsgeschenke für die Liebsten zu überlegen und muss Last-minute einen guten Einfall haben sowie das Geschenk noch rechtzeitig für den 24. Dezember besorgen.

Auch in Bezug auf Weihnachtsgeschenke für Mitarbeiter und Kunden läuft es oft ähnlich ab. Es wird von einer Woche zur nächsten verschoben und plötzlich ist Weihnachten. Dabei wird die Wichtigkeit von Weihnachtsgeschenken oftmals unterschätzt: Denn Weihnachten ist der ideale Zeitpunkt um „Danke“ zu sagen und ein passendes Weihnachtsgeschenk für Mitarbeiter die perfekte Gelegenheit Wertschätzung für erbrachte Leistungen zu zeigen. Befasse dich daher rechtzeitig mit dem Thema Weihnachtsgeschenke – was erledigt ist, ist erledigt.

5. Plane die Firmen-Weihnachtsfeier rechtzeitig

Die Firmen-Weihnachtsfeier war immer schon ein Event, auf das sich alle Mitarbeiter schon lange vorher freuen. Was gibt es auch Besseres für einen Jahresabschluss, als ein gutes Essen mit anschließender Party mit den lieben Kollegen? Seit der Corona-Pandemie ist alles ein wenig anders und so mussten die geliebten Weihnachtsfeiern in den Pandemie-Jahren in vielen Unternehmen abgesagt werden.

6. Nimm mit Teamaktivitäten in der Vorweihnachtszeit Spannung aus der Luft

Der beste Weg, um Spannungen und Stress im Büro zu reduzieren, ist ja bekanntlich gemeinsam entspannte Zeit mit den Kollegen zu verbringen und die schönste Zeit des Jahres ein bisschen zu genießen. So können unterschiedliche Aktivitäten Stress aus der Vorweihnachtszeit nehmen.

Wie wäre es mit einem zwanglosen Abend mit Punsch an einem schönen Weihnachtsmarkt, einem lustigen Team-Wichtel-Event mit Keksen und Glühwein, ein gemeinsames Büro-Weihnachtsbaum-Aufputzen oder eine wohltätige Spendenaktion als Team für einen guten Zweck? Egal wofür ihr euch entscheiden, es wird de, Team helfen zu entspannen und Kraft für den stressigen Arbeitsalltag in der Vorweihnachtszeit zu tanken.